Bierviltjesbestuur
Sommigen van jullie zullen het wel herkennen. Je zit met een vriendin of vriend aan de bar in een goed gesprek. Samen kom je in een levendig gesprek tot een briljant idee.
Zo’n goed idee verdient het om maandagochtend bij de koffie automaat nog eens nader besproken te worden, en vol geestdrift overtuig je je collega’s van jouw inspanning afgelopen weekeinde. Nou ja, bijna iedereen. Uiteraard is er die, in jouw ogen, azijnpisser van de ondersteuningsafdeling die enkele kritische vragen begint te stellen: “hoe ga je dat financieren?”, “mag dat juridisch wel?”, en “heb je nagedacht over veiligheidsaspecten?” Schouderophalend negeer je deze vragen en betoog je nog eens wat voor een enorm mogelijkheden jouw oplossing dit biedt. Je leidinggevende loopt langs en vraagt je omdat het idee wat verder uit te werken. Gelukkig heb je net afgelopen jaar een opleiding mogen doen en is jouw vaardigheid met Power Point tot Olympisch niveau gestegen. Driftig ga je aan de slag met je bierviltje op je bureau, het klavier van je laptop bespelend en met al je creativiteit kom je tot een prachtige presentatie.
De volgende ochtend roept je leidinggevende het managementteam bij elkaar. Sommige collega’s kijken nu wel wat zuur. Gisteren bij de koffieautomaat waren ze nog enthousiast, maar nu moesten sommigen hun afspraken verplaatsen zodat jij je presentatie kunt geven. Je laat je echter niet op de kop zitten en vol vuur en passie vertel jij over jouw briljante idee. Helaas zit die droogstoppel van de ondersteuningsafdeling er ook bij. Wie heeft er ooit bedacht dat hij ook bij het MT hoort. En dan komt hij nogmaals met diezelfde vragen waar hij gisteren ook mee kwam. Je had toen geen antwoord. Eerlijk gezegd was je zo vol enthousiasme, dat je er niet eens over nagedacht hebt. De leidinggevende is minstens zo enthousiast en snoert gelukkig deze beroepszeurder de mond. Jij krijgt mandaat om door te gaan en een plan van aanpak te maken. “Now we are in business”. Een plan maken, hoe doe je dat eigenlijk? Dit is niet iets waar je dagelijks mee te maken hebt. Je dagelijkse werkzaamheden zijn vooral gericht op operaties. Gelukkig heb je een collega die je om hulp kunt vragen. Zij helpt je op weg met een format Projectplan en jij kunt ermee aan de slag. Bij de paragrafen over financiën, personeel, infrastructuur en veiligheid vul je maar pro memorie in. Je moet dat nog even uitzoeken en dat komt wel als je manager ermee aan de slag gaat. En dan volgt de enorme domper. Je manager heeft je plan doorgestuurd naar andere afdelingshoofden en de feedback is ongenadig hard. “Ondoordacht”, “matige onderbouwing”, “hier wil ik mijn tijd niet aan besteden”. Teleurgesteld ga je het weekeinde in en ’s avonds aan de bar beklaag je je over de visieloosheid van de bazen. Een goede vriend of vriendin hoort het aan, stelt een paar vragen en dan begint het te dagen. Het moet allemaal anders, het MT zit niet goed in elkaar, dat kan anders. Je handen reiken alweer achter de bar en met een grote glimlach heb je een bierviltje en een pen in de hand.
Was het anders gelopen als je tijdens het gesprek bij de koffieautomaat niet je schouders had opgehaald, maar goed had geluisterd naar de kritische vragen. Daar eens over in gesprek was gegaan met de collega van de ondersteuningsafdeling. Dan had je een deel van zijn vragen al kunnen beantwoorden tijdens de presentatie aan het MT. Of wat was er gebeurd als de leidinggevende ondanks zijn enthousiasme geluisterd had naar de kritische vragen tijdens de presentatie en je pas “groen licht” voor een volgende stap had gegeven als je iets van een antwoord had gehad? Wat zou er zijn gebeurd, als jij bij het opschrijven ‘pro memorie’ jezelf de vraag had gesteld wanneer dit concreet wordt? Op welk moment kijk je kritisch naar je eigen idee? We kennen allemaal wel het gezegde: “elk plan is zo goed als het eerste contact met de vijand”, maar welke idee is zo goed als het eerste contact met papier? Dat is dan ook de moraal van dit verhaal. Een goed idee is nog niet op voorhand een goed plan. En hoewel een briljant idee op een bierviltje schrijven een bevredigende aangelegenheid kan zijn, is een goed doordacht en uitgevoerd plan dat velen malen meer. In plaats van ons telkens te laten afleiden door nieuwe ideeën, verdient het omzetten van goede ideeën in goede plannen naar mijn mening de aandacht. Voor wat het waard is, heb ik drie punten waarop ik denk dat dit beter zou kunnen.
- Het begint met luisteren. In het ver haal dat ik heb geschetst zie je dat er te weinig echt naar elkaar geluisterd wordt. Niemand is zo briljant dat hij of zij alle wijsheid in pacht heeft en overal antwoord op heeft. Dus als je een goed idee of een plan wil aanscherpen, dan is het van belang dat je in gesprek gaat. En communicatie gaat twee kanten op, luister dan ook naar wat een ander te zeggen heeft. Dat helpt je om je plannen beter uit te werken;
- Daarnaast hebben we bij Defensie vaak onze mond vol van teamwork, maar echt teamwork betekent dat je elkaar opzoekt en om hulp vraagt als je het nodig hebt. De scherpe lezer zal ongetwijfeld een aantal rollen hebben herkend uit het teamrolmodel van Belbin. Voor mij heeft de kracht van dat model altijd gezeten in de samenwerking die de rollen met el kaar hebben, niet de individuele aspecten die bij een rol passen. Dat begint vooral met het herkennen en erkennen van elkaars krachten en daar de samenwerking opzoeken. Dus als je van jezelf weet dat jij niet van de details bent, zoek dan samenwerking op met iemand die dat wel kan;
- Keuzes maken is moeilijk, niet zozeer omdat je vaak kiest voor iets te doen, maar omdat je daarmee ook impliciet ervoor kiest om iets te laten. Keuzes maken is in die zin vooral prioriteiten stellen. Ik zie dit veel misgaan. Er worden te veel ideeën gegenereerd die allemaal ‘prioriteit’ krijgen. Maar dat is prioriteit van de waan van de dag. Niet een over zicht maken van alle ideeën en plannen, en dan keuzes maken welke als eerste uitgewerkt moeten worden. Dat leidt ertoe dat te veel plannen half uitgewerkt zijn en gedurende het proces bijgestuurd of aangepast moeten worden. Daarmee veroorzaak je een enorm capaciteitsbeslag en veel frustratie. Er is geen oplossing voor dit probleem dat op de achterkant van een bierviltje past. Maar wat er in ieder geval nodig is, is het aan brengen van focus. Kies bewuster welke ideeën omgezet worden in een plan.
Deze drie richtingen: communicatie, samenwerken en focus zijn zeker niet alomvattend voor het oplossen van het geschetste probleem, maar kunnen bij dragen aan plannen die beter uitgewerkt zijn. Daarmee kunnen stappen voorwaarts worden gemaakt. Of zoals Hannibal van The A-team zou zeggen: “I love it when a plan comes together”.
